“見屏如面”的視頻會議禮儀

辦會專欄 時間:2023-02-09 17:07:01 收藏 WORD下載

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隨著疫情在全球持續蔓延,越來越多的企業、機構、政府部門、學校將日常工作交流或教學活動轉為線上。“見屏如面”的遠程視頻會議變得日益高頻化、常態化,因此,掌握常識性的禮儀知識有助于確保線上交流更加高效有序地進行。
一、預先發送會議議程
會議組織者至少提前一天將詳細的議程發送給與會者,內容應包括:時間、主題、嘉賓、會議流程、視頻軟件名稱(含登錄方式)等,有助于參會人員會前做好充分準備。
二、介紹參會人員很重要
視頻會議就像真正的會議或社交活動一樣,不可能在沒有介紹兩個素不相識的人之前就開始交談。同樣的做法也適用于虛擬會議。主持人要確保在一開始就介紹主要參會人員。
三、避免噪音,保持充足光線
視頻會議首先需要一個安靜的環境,嘈雜的背景噪音會讓發言人煩躁,影響會議質量。不發言時,參會者主動“閉麥”也是一個良好的習慣。若中途有事需要離席或有私事要處理,可將攝像頭暫時關閉。為保證會議中每位參會者都能看到自己,請不要處于“背光”的環境。如果用手機參加會議,請避免因手持手機而引起的視頻晃動,最好使用手機支架,并調整到合適的角度。
四、儀容整潔,環境適宜
保持面部、發型整潔,根據會議主題選擇合適的服飾。視頻過程中始終注意自己的表情、動作,因為此時的一言一行都是“有目共睹”的。為了使與會者的注意力集中在會議內容上,需尋找一個干凈整潔的環境,并在鏡頭范圍內擺放適宜的辦公用品或裝飾品,可以減少參會者分心的機會,同時展現出良好的職業素養及個人品位。
五、發言時眼睛正視鏡頭
如果說話時一直盯著屏幕上的自己或眼睛望向鏡頭以外的地方,注意力就好像在別處。講話時直視鏡頭會給參會者一種“你在看他”的感覺,能夠抓住對方的注意力,從而營造出良好的互動交流氛圍,使每個人都愿意參與到對話中來。
六、排除干擾,專注于議程
來自手機、電腦應用程序的通知可能會分散自己及其他與會者的注意力。另外,會議進行中,在鏡頭范圍內隨意回復手機信息、接打電話也是非常不禮貌的,會讓參會者感到不受尊重或被輕視。
七、主持人要堅守崗位
主持會議的一般規則是:
會議開始前,先于其他人進入虛擬會議室,并協助大家調試設備。
會議開始時,引見各位參會者,介紹會議相關內容,并公布注意事項及要求、規則。
會議進行中,引導與會者按照既定流程逐項推進,并掌控每位的發言進度,保證會議按時開始和結束,切勿嚴重超時。
會議結束時,進行簡單總結,向與會者表示感謝,宣布會議結束,并等到所有人離開虛擬會議后再關閉視頻程序。因為主持人先離開會議就像主人先離開自己的宴會一樣,有失禮節。
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