開(kāi)會(huì)發(fā)言的5條經(jīng)驗(yàn)
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人在機(jī)關(guān)，文山會(huì)海躲不開(kāi)。對(duì)于許多秘書(shū)朋友來(lái)說(shuō)，在日常工作中也需要參加各種會(huì)議、作各種發(fā)言。那么，怎樣才能在會(huì)上發(fā)好言？今日推薦幾條經(jīng)驗(yàn)之談，供大家參考。?事前必須了解會(huì)議目的、參會(huì)人員情況、相關(guān)工作進(jìn)展和數(shù)據(jù)資料，這樣才能做到心中有數(shù)、有備無(wú)患。如果資料內(nèi)容比較多，可以精簡(jiǎn)并打印出來(lái)帶到會(huì)議室。一旦被提問(wèn)，可以言之有物、言之有據(jù)。即使沒(méi)被提問(wèn)，也可以主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和同事提供數(shù)據(jù)、補(bǔ)充信息。
如果你需要會(huì)議發(fā)言，必須事先準(zhǔn)備發(fā)言腳本。草擬腳本時(shí)，要搞清楚發(fā)言目的，是報(bào)告進(jìn)度、說(shuō)明事實(shí)，還是解決問(wèn)題。發(fā)言?xún)?nèi)容要緊扣目的，并且簡(jiǎn)潔清晰、有條不紊。腳本要寫(xiě)成提綱式，抄在一張紙上，用來(lái)提醒自己。不要寫(xiě)成長(zhǎng)篇大論的發(fā)言稿拿在手上讀，這樣會(huì)產(chǎn)生依賴(lài)感，而且讓大家覺(jué)得你準(zhǔn)備不充分。
很多人認(rèn)為，會(huì)議筆記只是在會(huì)后才看的，其實(shí)會(huì)議筆記在開(kāi)會(huì)的過(guò)程中就可以大派用場(chǎng)。有時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)突然點(diǎn)名讓人發(fā)言。有的人可能開(kāi)會(huì)時(shí)沒(méi)聽(tīng)清或者會(huì)議內(nèi)容太多記不住，只能三言?xún)烧Z(yǔ)草草回答。如果，你做了會(huì)議筆記，發(fā)言的老秘網(wǎng)素材就有了，你可以從中找到有用的信息來(lái)提出問(wèn)題或者發(fā)表觀點(diǎn)。再者，在臨場(chǎng)發(fā)言之前，你可以在筆記本上快速地寫(xiě)下幾個(gè)關(guān)鍵詞，或者畫(huà)一個(gè)簡(jiǎn)單思路圖，讓自己的觀點(diǎn)表達(dá)得更完整更清晰。
有報(bào)告指出：在人的第一印象中，55%來(lái)自肢體語(yǔ)言，37%來(lái)自聲音，8%來(lái)自說(shuō)話(huà)的內(nèi)容。發(fā)言時(shí)，要時(shí)刻注意自己的神態(tài)舉止，除保持微笑外，還要與提問(wèn)者和聽(tīng)眾保持穩(wěn)定的目光接觸，眼神不要游移不定。雙手自然放松，不要兩手緊握。控制好肢體語(yǔ)言，你看起來(lái)就會(huì)自信十足！
開(kāi)會(huì)發(fā)言的恐懼往往來(lái)源于過(guò)高的自我期望。許多人很在意別人的評(píng)價(jià)，不允許自己出絲毫差錯(cuò)，這是產(chǎn)生緊張感的重要原因。要學(xué)會(huì)把關(guān)注點(diǎn)放在工作上，而非自己的表現(xiàn)。會(huì)議目的是集思廣益解決問(wèn)題，發(fā)言不需要完美無(wú)瑕，只要對(duì)工作有幫助，大家聽(tīng)明白即可。降低自我期望后，緊張感也會(huì)減少，在輕松狀態(tài)下發(fā)言，反而會(huì)有更好的表現(xiàn)。
延伸閱讀——準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)發(fā)言的5個(gè)小技巧把你的發(fā)言變成“卡片”，在第一張卡片的最上面用比較醒目的字體寫(xiě)上發(fā)言的第一個(gè)重點(diǎn)，下面是你總結(jié)過(guò)的適用于這個(gè)點(diǎn)的概括信息。發(fā)言有多少重點(diǎn)就準(zhǔn)備幾張卡片，當(dāng)然，希望你不會(huì)手拿著一副撲克牌去開(kāi)會(huì)。下面介紹簡(jiǎn)單易學(xué)的5個(gè)小技巧
技巧1：把你打算在發(fā)言中用到的所有信息都寫(xiě)下來(lái)
現(xiàn)在先不用擔(dān)心順序或者是否切題的事情。這就像開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品的頭腦風(fēng)暴會(huì)議一樣，你現(xiàn)在只是在羅列一些情況，而不是創(chuàng)意和想法。把你想到的信息羅列出來(lái)后，再分別將每一條寫(xiě)在一張便簽上。
第二次讀的同時(shí)，將便簽分類(lèi)，把傳達(dá)同類(lèi)信息的便簽放在一起。先不要管現(xiàn)在收集的信息的數(shù)量，如果某張便簽不屬于任何一個(gè)類(lèi)別，那么就把這一張單獨(dú)放著。
那些單獨(dú)放著的便簽是否真的適合你的主題呢?如果不符合，那就不要猶豫，扔掉它。如果內(nèi)容與你的主題非常契合，那么就要再找一些相關(guān)信息來(lái)豐富一下。如果其中一類(lèi)的便簽非常多，那么仔細(xì)看一下，是否有一些是畫(huà)蛇添足的，如果是的話(huà)，也要扔掉。
技巧4：接下來(lái)可以開(kāi)始調(diào)整這些內(nèi)容的順序了
先把會(huì)議發(fā)言中要提到的重點(diǎn)寫(xiě)下來(lái)，標(biāo)出1、2、3等優(yōu)先次序。再看剛才分類(lèi)好的信息分別適合用在哪些重點(diǎn)中。然后用簡(jiǎn)單的詞句概括每條信息的內(nèi)容，并寫(xiě)在剛剛記下來(lái)的重點(diǎn)下面。
技巧5：給你的發(fā)言寫(xiě)個(gè)開(kāi)頭和結(jié)尾
這兩個(gè)內(nèi)容應(yīng)該逐字逐句地寫(xiě)出來(lái)，以防發(fā)言的時(shí)候太過(guò)緊張。記住，開(kāi)頭應(yīng)該介紹你的發(fā)言的主旨，讓與會(huì)者知道你要告訴他們哪些信息；而結(jié)尾則是對(duì)你的發(fā)言?xún)?nèi)容作一個(gè)總結(jié)，告訴與會(huì)者剛才你講了些什么。
這樣，一個(gè)條理清晰、內(nèi)容豐富的發(fā)言提綱就準(zhǔn)備好了。
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