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大凡舉辦會議，都必須做好會議記錄和紀要，以資查考和對照貫徹落實。但在實踐過程中，有的同志對紀要的整理工作不甚了然，不是把紀要寫成繁瑣的“會議記錄”，就是把紀要寫成簡單的“會議要目”，很難處理好“記錄”與“紀要”的關(guān)系。所整理的紀要要么是“水分”太大，內(nèi)容太雜，“眉毛胡子一把抓”；要么是照搬照套會議記錄，缺乏重點，無法體現(xiàn)會議內(nèi)涵；要么是簡單行事，點到為止，內(nèi)容干巴膚淺，達不到紀要條理性、約束性、指導性和可操作等特點要求。根據(jù)筆者多年的文字工作實踐，要把紀要整理得相對得體，合乎規(guī)范，就必須在記錄、整理時注意把握好以下幾個問題。
一、做好事前準備。通常情況下，舉辦或召開一次會議，都會涉及會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關(guān)背景材料的準備等等。有時候這些負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與，有時候則有專門人員分工。但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關(guān)情況，根據(jù)會議確定的議題，備齊有關(guān)背景資料，掌握會議將要研究的主要問題，以便記錄、整理時心中有數(shù)、查找方便。二、忠于會議原意。記錄是紀要之基，是起草紀要的藍本和依據(jù)，因此完整、準確、清晰是其基本要求。不管是會議記錄還是會議紀要，首先都必須忠實地記下會議的整個原貌，包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內(nèi)容要點、會議總結(jié)或議定的事項等等；尤其是要認真領(lǐng)會并忠實記錄好主要領(lǐng)導的講話原意，不可隨意偏廢。對于每一個參加會議人員的姓名職務，都要認真落實清楚，原本標記。有時候參加會議的對象較多、內(nèi)容較廣、議程也較分散，記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應在會后及時予以核實，以免產(chǎn)生貽誤或遺漏。三、把握會議要點。紀要的精髓在于“要”，準確把握會議的要點是整理紀要的關(guān)鍵。要掌握會議的要點，關(guān)鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項，也就是要特別注意圍繞主題，從與會者的發(fā)言中提煉出會議的觀點、主張和結(jié)論。具體要做到“四善于”：一是善于區(qū)分出討論性意見和表態(tài)性、結(jié)論性意見的差別；二是善于抓住主管領(lǐng)導、重點部門或某些權(quán)威人士發(fā)言的實質(zhì)；三是善于領(lǐng)會和把握會議主持人的總結(jié)性發(fā)言；四是善于統(tǒng)合大多數(shù)與會者形成共識的意見。可以說，把握了以上四點，就等于把握了紀要的基本框架。四、確定紀要形式。整理紀要絕不是把會議記錄簡單地再抄一遍，而是對會議記錄進行綜合歸納的再加工、細化和提煉的過程，必須集中精力，趁熱打鐵，精雕細刻；既不能把會議涉及的全部情況都事無巨細地全寫上，又不能斷章取義或以偏概全，只寫某個人的意見，而必須圍繞會議宗旨及主要成果來整理、加工、概括。根據(jù)紀要的特點，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式。具體視會議內(nèi)容而定。如果會議只有一項議題（如專題性會議），則可采用“綜述式”，即把會議研究討論的主要問題、與會人員的統(tǒng)一認識和看法、會議決定的事項等綜合在一起，用概述的方法進行闡述和說明。如果會議規(guī)模較大或議題在兩個及以上（如常務會、辦公會等），通常用“分類式”或“條款式”。分類式即把會議的主要內(nèi)容依其內(nèi)在聯(lián)系歸納成幾個方面，然后逐層逐段地將會議涉及的問題分別予以闡述明白，可以分條撰寫或加用小標題。如果會議涉及的事項比較多且相對具體，則小標題下還可以把決定的事項分列成若干條，并逐條說明，即條款式。至于一般較重要的座談會、學術(shù)研討會等會議，整理紀要時則多使用“摘編式”，即將與會者在會上的重要發(fā)言，以摘編摘錄的形式在紀要中體現(xiàn)出來。當然以上所述只是“大略”，具體應視會議內(nèi)容的多寡和實際情況而定。 五、加工處理文字。在詳盡做好會議記錄的基礎(chǔ)上，一般可采取以下文字加工處理辦法。一是歸納。歸納，包括兩個方面的工作，一個是根據(jù)講話內(nèi)容劃分不同的部分，讓讀者看后能夠明確紀要的主旨和內(nèi)容。一般而言，參加會議者的講話基本是一種“即席性”的，有的可能有個講幾部分的書面提綱，有的雖沒有提綱，但事先也會有個“大概講幾塊”的考慮。像這兩種情況，整理時分幾個部分都比較明確。有的則事先沒有提綱，也沒有“講幾塊”的考慮，而是即席發(fā)揮，邊想邊講。像這類“即興發(fā)揮”、內(nèi)容較散亂和冗長的，就應統(tǒng)攬全篇、劃分內(nèi)容、合理取舍。再一個工作，就是無論哪一種“即興發(fā)揮”，整理時都要將前后交叉、“枝節(jié)”重復的內(nèi)容進行分類合并，讓其各歸其主（即劃歸到各小標題下）、各表其意，使紀要提綱挈領(lǐng)、簡明扼要。二是綜合。口頭語言與書面語言的最大差別在于前者表達靈活隨意而直白，后者必須嚴謹規(guī)范、縝密準確、邏輯分明。因此整理時必須在對記錄稿的大幅度“修改”上下功夫。在語言的修改方面，應盡量去除“口語”，代之以規(guī)范性的書面語言；在內(nèi)容的取舍上，要注意用分析、剝離的方法，去掉“虛”的部分，保留“實”的部分，增強可操作性；在秩序安排上，則要注意“主次分明，以主為先”，也就是重要的內(nèi)容一定要安排在前面，以示突出重點。三是補刪。整理紀要時，補刪工作既很重要，也很經(jīng)常，同時必須堅持原則。從“補”這方面來講，一是補缺，二是延伸。補缺，就是對應講未講、有必要補充的問題，整理時要補上去，也可以說是一種“補充回憶”；延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人產(chǎn)生誤解的問題，整理時要順著講話者的原意作適當補充和深化，使之更為合理、充實和完善。從“刪”的方面來講，除了注意刪除前后重復的內(nèi)容和與議定主題關(guān)系不大的內(nèi)容外，更重要的是要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內(nèi)容，也可以說是刪去那些多余的話和不可操作的內(nèi)容。紀要十分講究表述層次，先寫什么，后寫什么要非常明確，通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達的，如常用的規(guī)范語言有“會議聽取了”、“會議認為”、“會議指出”、“會議要求”、“會議強調(diào)”、“會議議定”等。它與其他法定公文的顯著區(qū)別在于：一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。同時使用統(tǒng)一規(guī)定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實際工作中加以注意的。
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