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凡事預則立，不預則廢。做好會前準備是確保優質高效開好會議的基礎。會前準備要走好“方案制定、會議通知、名單收集、會場布置、會場查驗”關鍵五步。
01方案制定
根據會議特點和要求，第一時間摸清情況是制定會議方案的前提：
一是確定會議主題，搞清楚會議是了解情況、解決問題還是安排部署，掌握會議背景、主要內容、以往慣例等。
二是確定會議類型，搞清楚會議是全體大會、座談會還是報告會，掌握會議時長、參會領導、具體范圍等。
三是確定會議形式，搞清楚會議是現場工作會、電視電話會還是網絡視頻會，是上下座（設主席臺）、圓桌座還是面對面座，掌握會議場地布局。
在摸清基本情況的基礎上起草會議方案，其要素包括會議時間、舉辦地點、主要內容、會議議程、參會范圍、其他事項等（見例1）。
02會議通知
會議方案確定后，要根據會議方案起草會議通知。會議通知要做到簡明扼要、重點突出、要求明確（見例2）。
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