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文書禮儀涉及各行各業(yè)的禮儀規(guī)范，是職業(yè)交往中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在特定的時(shí)間內(nèi)，及時(shí)準(zhǔn)確的禮貌文書，可以表現(xiàn)個(gè)人及企業(yè)的良好風(fēng)范。文書禮儀還包括一般的書信禮儀，對(duì)個(gè)人而言，這體現(xiàn)了其基本的文化素質(zhì)。因此，無論從事什么職業(yè)，都應(yīng)該了解文書禮儀，在紙面上做到禮貌周到、有禮有節(jié)。一、職業(yè)文書翔實(shí)準(zhǔn)確文書禮儀包括范圍相當(dāng)廣泛，在工作過程中單位與單位、個(gè)人與個(gè)人、個(gè)人與單位都有可能形成一定的書信關(guān)系，比如邀請(qǐng)函、傳真等，在撰寫時(shí)應(yīng)當(dāng)力求準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出禮儀上的要求，根據(jù)不同的時(shí)機(jī)和對(duì)象，把文書寫得恰如其分、恰到好處。有時(shí)候，還可根據(jù)具體情況寫進(jìn)一定的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達(dá)到更好的效果。文書中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過核對(duì)，做到翔實(shí)可靠。不應(yīng)把禮儀文書僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡(jiǎn)單抄襲套用現(xiàn)成的格式。職業(yè)文書類型廣泛，包括賀函、賀電；感謝信、感謝電和感謝公告；邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電和復(fù)件；國(guó)書、全權(quán)證書、授權(quán)證書、委任書等，還包括一些事項(xiàng)通知。需要特別指出的是，職業(yè)禮儀文書應(yīng)注意在文字中的名字、名稱，在第一次出現(xiàn)時(shí)都應(yīng)使用全稱。比如文電中的外國(guó)國(guó)名，如習(xí)慣用簡(jiǎn)稱，可使用正式簡(jiǎn)稱。某些特殊國(guó)家，不可使用簡(jiǎn)稱。文中的單位名稱，第一次亦應(yīng)使用全稱。對(duì)方的職銜、姓名要用全稱。在文書中對(duì)對(duì)方在社會(huì)中的職務(wù)、職稱、地位的稱呼，稱為公職位。如主席、總理、部長(zhǎng)、局長(zhǎng)、校長(zhǎng)、主任、經(jīng)理、董事、會(huì)長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)、理事等。如果收信人有過兩種以上的職務(wù)（或職銜），甚至同時(shí)身兼數(shù)職，就需要選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)姆Q呼。選擇的原則是視書信內(nèi)容與受信人的哪個(gè)職位關(guān)系密切。如受信人從前是寄信人的老師，現(xiàn)在當(dāng)了局長(zhǎng)，而寄信人的書信重點(diǎn)是敘師生情誼，那么這封信的稱謂就應(yīng)以表示師生關(guān)系為宜。科技文明日新月異，人際間的交往溝通變得越發(fā)快捷。但越是如此，書信在現(xiàn)代生活中越顯得禮數(shù)周到，親筆信就體現(xiàn)著對(duì)對(duì)方的尊敬有加。古人曾在書信中表現(xiàn)出“自謙而敬人”的美德。清華大學(xué)歷史系彭林教授在談到書信禮時(shí)，曾提到書信中的敬稱稱呼是向?qū)Ψ奖砻髯鹬兀话阌霉糯木舴Q，君、公等，也可在稱謂前加敬字，或者稱字和號(hào)。像夫人一詞，是專用來稱對(duì)方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但稱呼自己的妻子為我夫人就不合適了。古人“自謙而敬人”的做人原則在書信中表現(xiàn)為對(duì)別人用敬稱的同時(shí)自己用謙稱。書信禮更多的是一種禮儀規(guī)范，但所折射的卻是中華民族幾千年來尊敬謙虛的傳統(tǒng)美德。現(xiàn)代人寫信的機(jī)會(huì)越來越少，大多數(shù)人都已經(jīng)習(xí)慣使用E-mail，但其實(shí)一些基本的原則，比如書信的結(jié)構(gòu)敬語稱呼等還是應(yīng)該和傳統(tǒng)書信一樣。1.要小心寫在E-mail里的每一個(gè)字，每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定E-mail也可以作為法律證據(jù)。所以發(fā)E-mail時(shí)要小心，如果對(duì)公司不利，千萬不要寫上，如報(bào)價(jià)等。發(fā)郵件時(shí)一定要慎重。2.郵件訊息不要太冗長(zhǎng)。這樣不會(huì)引起別人的注意，別人也沒有興趣看下去。3.不要在郵件末端列出對(duì)方的地址。因?yàn)閷?duì)方知道自己的地址，不用寫，寫上反而會(huì)令對(duì)方感覺不太好。4.發(fā)送附加文件要考慮對(duì)方能否閱讀該文件。給人細(xì)心、體貼的感覺，而且讓人意識(shí)到這個(gè)文件的重要性。1.需要發(fā)送或接收傳真時(shí)，如果需要人工呼叫，在接聽電話時(shí)口齒清晰地說“你好”，然后報(bào)出自己的公司名稱和部門名稱。交流時(shí)語氣要熱誠(chéng)、口音清晰、語速平緩。電話語言要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、得體。音調(diào)要適中，說話的態(tài)度要自然。2.發(fā)送傳真時(shí)應(yīng)仔細(xì)查閱相關(guān)資料，傳真應(yīng)當(dāng)包括聯(lián)系信息、日期和頁數(shù)，應(yīng)盡量寫清接收人的全名。
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