寫材料時(shí)要克服的幾種理解偏差

辦文專欄 時(shí)間:2023-02-16 13:39:01 收藏 WORD下載

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在工作中,朋友們拿到關(guān)于準(zhǔn)備材料的要求或者接收領(lǐng)導(dǎo)對(duì)材料的要求,或多或少都遇到過(guò)理解偏差的問(wèn)題,就是說(shuō),你寫的材料沒(méi)有完全符合領(lǐng)導(dǎo)或者其他收取材料主體的預(yù)期,導(dǎo)致返工,今天我們就來(lái)聊一聊相關(guān)內(nèi)容。 

要求:“統(tǒng)一格式” 

場(chǎng)景:這類要求基本是來(lái)自領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)材料內(nèi)容基本過(guò)關(guān)之后會(huì)要求統(tǒng)一格式。關(guān)于“統(tǒng)一格式”理解偏差,常見(jiàn)于準(zhǔn)備PPT等展示類材料的過(guò)程中。 

誤解的情形:材料君A某某在接收領(lǐng)導(dǎo)要求后,第一反應(yīng)就是單純看看PPT中的字體、段落格式、圖片大小等是否一致。但事實(shí)上,這個(gè)意見(jiàn)包含了很多內(nèi)容,除了第一反應(yīng)想到的東西外,材料君A某某還需要進(jìn)一步看看前后的展示性語(yǔ)言是否一致,比如前一頁(yè)圖形中用綠色表示排名靠前或者工作出色,用紅色表示排名靠后或者做的不好,那么后一頁(yè)的圖片中也要用相同標(biāo)色,盡可能避免前后不一致的問(wèn)題,即不能用紅色表示排名靠前或者工作出色,用綠色表示排名靠后或者做的不好。又如,PPT前幾頁(yè)都使用了今年數(shù)據(jù),后幾頁(yè)卻用了去年數(shù)據(jù),除去特殊情況(例如有些數(shù)據(jù)就是一年一更新,今年的數(shù)據(jù)要明年才能出來(lái)),務(wù)必使用今年數(shù)據(jù),哪怕是預(yù)測(cè)出來(lái)的。 

建議:在做PPT或者類似材料時(shí),一定要有統(tǒng)一格式的意識(shí),既要做到字體類型、行間距等顯性要素的統(tǒng)一,又要做到圖例、表格等非文字語(yǔ)言的隱性要素統(tǒng)一。   

要求:“工作做法”  

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