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以下幾條，是在分配任務過程中，必不可少的步驟。
一是說明目的
我們都知道，工作是個系統工程，每一件事，可以分為小目標和大目標。小目標是為大目標服務的。說明了這個，手下能懂得，當小目標的實現對大目標有相反的作用時，這事可以不做。或換做更好的方式，去實現大目標。
這種手下需要和領導的默契。當然，有的時候，不想被手下摸清楚整體意圖，這種情況可以不說。
二、說明意義
用最簡單明了的語言，向手下們交代現在所面臨的問題。一般情況就是將要分配給他的工作的意義、作用，還有一些背景情況告訴手下。比如就用一句話：這是馬書記交代的；這是省廳要的材料；這是副省長的聯系點；誰是誰的親戚等等。這些必要的闡述，會讓手下認為他們自己的工作，并不是那么可有可無。
三是說明要求
陳述你需要什么樣的結果。對于手下來說這可是至關重要的，應該說，這將是他今后努力奮斗的目標。要求越具體，實現的可能性越高。要求也可以分為幾點：1234。如果不是故意不說，讓手下猜來猜去，是浪費時間，手下也感覺難伺候。
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