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函，“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。凡是不相隸屬的機關之間，不論是聯系工作、告知情況，還是問題問答、事項請批，都可以以函的形式行文，主要用于解決具體事務。由于行文關系的不相隸屬性和行文內容的事務性等特點，函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的“輕武器”。
在日常工作實際中，常常遇到這樣的情況——由于種種原因，來函所商洽、聯系的工作或事宜，我方無法提供支持或幫助；或對某問題的意見、看法與對方有分歧。這種情況下，拒絕性的答復函如何寫得懇切、得體，符合函的寫作規范？筆者擬以以下寫作練習題為例，談談拒絕性答復函寫作應注意的幾個問題。
3月20日是世界水資源日。為了了解世界水資源情況和我國水資源利用狀況，某校舉辦“水資源與我們的生活”主題活動，并邀請某水利研究院協辦。為聯系具體事宜，去函商洽：一、聯系參觀研究院水凈化實驗室；二、邀請研究院張教授做主題講座。某水利研究院收函后，經研究答復可以安排參觀實驗室，但鑒于各種原因，無法安排張教授做講座。請替該水利研究所擬寫復函。
復函，要針對來函事項逐一鄭重答復，具體明確。對一些沒有確定的事，要用商量的語氣；對已經確定的事，要說得清楚明白。對于來函商洽的工作事宜，同意什么、不同意什么，應明確表態，切忌模糊籠統、猶豫不定。有關具體事務的辦理和操作，要有大致的安排，或提供聯系方式，便于對方單位及時處理，提高工作效率。同時，要注意表述的條理性。如果事項簡單，可一段寫成；如果事項較復雜，或要求較多，應該分條目逐一答復。
函的使用不受級別高低、單位大小的限制，收發函件的單位均以平等的身份進行公務聯系。因此，尤其在表達拒絕事項時，要注意防止兩種傾向：一是過分地考慮對方的感受，認為直接而明確的表示拒絕會給對方造成不快，影響相互關系和今后的合作。因此，語言過于委婉、客套，以至于影響了基本意思的傳達。如“恐怕此項合作有一定難度”，這樣的表達會帶來不同的理解。雖然照顧到了對方的感受，但同時也會給工作的開展造成不必要的麻煩。另一種傾向是不考慮行文關系的平等性，簡單地直接使用生硬的、命令性的語言表示拒絕，如“不同意合作”、“不能給予安排”等，給收件人盛氣凌人的印象。
2.拒絕理由表述清楚充分，并可提出其他處置辦法供對方參考在明確表示拒絕的同時，要說明理由，是與政策法規相背？還是客觀條件不具備？并要注意理由表述的清楚充分。涉及到本單位內部不宜公開的有的問題，也應該選用適當的“外交性”的說法表明原由，讓對方明白不是有意刁難。
為了表示對對方的友善和坦誠，在適當的情況下，可以給對方提出其他處置方法或途徑供其參考。如“擇期進行”、“待條件具備后再行商討”。雖然語意模糊，有一定的不確定性，但可以讓對方感受到誠意，并為今后的合作提供了可能。不過要注意的是，這不應該是復函的重點，只能簡單表述，如有需要再另行行文商洽，否則將影響函件內容的單一性。
客觀上人們總是習慣于先接受相同意見，再聽不同意見。因此，如果答復的事項有同意的、有拒絕的，答復函在語言表達順序上應該先說同意的，再說拒絕的。如上述復函寫作練習題，應首先對參觀實驗室表示歡迎，再另分條目表示無法安排講座。
不論什么類型的函，也不論所表達的是什么內容，用語都應注意謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方的尊重和支持。意見有分歧的、事項不能合作的，這樣的拒絕性的答復函更應考慮使用適當的語言，既委婉地、明確地表示拒絕，又體現對對方的尊重、誠意，以及無法合作的遺憾和歉意。必要時使用尊稱和致意性的詞語，如“貴公司（局）”、“承蒙”、“煩請”、“敬請見諒”等，目的是創造雙方之間和諧、友好、協作的氣氛，以利于工作的開展。
綜上所述，拒絕性的答復函在寫作時要充分考慮選詞造句等方面的問題，使內容的表達懇切得體。最后提供一份本文開頭寫作題的學生習作，以供讀者參考。貴校《關于請求協辦“水資源與我們的生活”主題活動的函》收悉。
承蒙貴校的厚愛邀請協辦本次活動，我院備感榮幸，并將盡力協助。關于商洽之事項，經研究答復如下：
一、歡迎貴校50名學生于3月22日下午2時參觀我院水凈化實驗室，我院將安排專人負責接待和講解。二、由于我院張教授近期公務繁忙，故無法為貴校做專題講座，對此深表歉意，敬請諒解。
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