秘書工作者需備“六種試劑”

寫作材料 時間:2023-02-11 11:25:01 收藏 WORD下載

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優秀秘書工作者的成長之路,無不充滿辛酸與苦楚、困難與挑戰。做好秘書工作需具備一些基本素質,筆者暫且概括為“六種試劑”。 

“潤滑劑”:良好的辦公習慣 

良好的辦公習慣是在一點一滴中養成的。比如,可以分門別類地保存好文件材料。對于運轉中的公文,根據運轉狀態(未簽批和已簽批),放置在不同的地方;對于會議通知、會議紀要、機票行程單等單據,可采用不同的文件袋進行分裝,這樣就便于查找、不易丟失。對于平時接觸到的文件、報紙、雜志,分領域加以保存,可為公文寫作提供豐富源泉,避免“書到用時方恨少”。每天下班對桌面物品及時清理,保持辦公桌的井然有序,等等。 

對于秘書工作者來說,培養和保持良好的辦公習慣,不僅可以展現自身良好形象,還可以提升工作效率。細節決定成敗,辦公習慣看似不起眼,但是日積月累,就很可能成為秘書工作者成長進步快慢的分水嶺。 

“促進劑”:及時的反思總結 

一次出差,突然接到返程航班取消的短信,此時領導正在大會上講話。在改簽機票的過程中,有關人員建議我先預訂返程航班,等會議結束后再請示領導。另一次出差,類似情況又出現了,領導已經登上了啟程的飛機。回想上次經歷,我立即將返程機票改簽為那天最早的航班,結果那一天很多參會者都因機票改簽較晚而延誤了返回。我深感基于經驗的、合理的當機立斷的重要性,對“總結”二字在秘書工作的作用感觸更深。 

秘書工作繁雜而瑣碎,在每項工作完成之后,秘書工作者都要及時總結,舉一反三,改進工作方法,不斷提升自己的工作能力。 

“活性劑”:恰當的處置能力 

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